Document Management: il lavoro in ufficio non è mai stato così leggero!

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Nell’epoca dei sistemi informatici di portata più ampia e della diffusione dei dati in via telematica, anche le aziende stanno pensando di snellire determinati processi di comunicazione tra reparti e di archiviazione dei documenti prodotti.
Come facile intuire, ogni azienda, indipendentemente dal settore in cui opera, produce giornalmente centinaia di documentazioni. Si pensi ad un’industria tipo: gli impiegati addetti alla contabilità devono occuparsi delle paghe dei dipendenti, del pagamento dei materiali ricevuti dai fornitori, delle ricevute per i prodotti venduti agli acquirenti, di pagamenti e fatture che è bene tracciare, oltre
che di documenti relativi alle varie entrate e uscite dell’azienda. Tutti questi documenti non possono essere eliminati ma, se non gestiti con attenzione, potrebbero facilmente essere smarriti e portare a fatturazioni erronee o ad altri tipi di disguidi.
Sebbene oggi si parli di produzione esclusivamente digitale di un gran numero di documenti, è anche vero che non si potrebbe pensare di recuperare una fattura o di trasmetterne una copia ad un ufficio, se i diversi file non vengono ordinati e rinominati con attenzione. Per questo motivo, gli addetti di SB Italia hanno ben pensato di mettere la loro professionalità al servizio delle grandi aziende e, in generale, dei manager e dei responsabili che vogliono mantenersi al passo con le ultime tecnologie, ottimizzando tempi e risorse nel contesto lavorativo.

La vera novità proposta dagli addetti di SB consiste nell’utilizzo del Document Management System, un sistema in grado non solo di archiviare i documenti, ma anche di gestire i processi di workflow, di condividere e valorizzare i diversi file prodotti e di trasmettere la fatturazione in formato digitale tra le diverse aziende. Si tratta di un’innovazione non da poco, specie per chi si trova a contatto con industrie e rivenditori tutti i giorni, ma anche per coloro che vogliono mantenere traccia di tutte le fatture e dei pagamenti effettuati e ricevuti.

Non si dimentichi poi che il sistema di Document Management offre dei servizi aggiuntivi, come la gestione delle note spese, la registrazione dei documenti fiscali e la conservazione digitale a norma di legge. Questo punto, in particolare, è degno di una descrizione più approfondita. Grazie alla possibilità di memorizzare su supporto informatico o in cloud tutti i documenti prodotti e registrati secondo la normativa vigente, il responsabile dell’azienda potrà contare su un archivio virtuale dal quale poter attingere in ogni momento, senza alcun ingombro e senza perdere tempo in ricerche estenuanti e, come spesso accade, poco fruttuose.

Niente più carta, niente spazi da adibire ad archivio e nessun addetto alla conservazione: grazie al sistema proposto, ogni responsabile potrà consultare in qualsiasi momento i documenti che testimoniano le attività della sua azienda o utilizzarli per certificare pagamenti e assunzioni del personale. Il futuro delle aziende, adesso, è alla portata di tutti: con un investimento adeguato e i dovuti tempi di aggiornamento sarà possibile dare una svolta alla propria attività e rendere ogni movimento facilmente tracciabile.